Bestuurssecretaris

In deze veelzijdige en verantwoordelijke rol ben jij de regisseur achter de schermen van ons Bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC). Je rapporteert direct aan het bestuur en coördineert alle bestuursgerelateerde zaken van A tot Z. Bij de ondersteuning van de RvC zorg je dat zij haar toezichthoudende rol goed kan vervullen. Je werkt hierin onafhankelijk van het Bestuur, bewaakt een zorgvuldige informatievoorziening en laat je niet sturen door bestuurlijke belangen. Je brengt structuur in de bestuursagenda’s, bereidt vergaderingen van het Bestuur en de RvC inhoudelijk voor, bewaakt besluiten en zorgt dat alle betrokkenen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Je verzamelt en controleert complexe gegevens, signaleert opvallende zaken en stelt hoogwaardige bestuursdossiers, besluitstukken en presentaties op. Hierbij maak je onder meer gebruik van onze BI- en SAP-rapportagetools om managementinformatie helder en nauwkeurig te presenteren. Ook stel je in samenspraak met het Bestuur ons organogram op en houd je dit actueel. Daarnaast coördineer je de interne en externe communicatie rondom het Bestuur, inclusief PR-activiteiten. Je bereidt berichten voor, stemt inhoud en timing zorgvuldig af en bewaakt de merkconsistentie en kwaliteit. Ook de organisatie van bestuursbijeenkomsten en events is bij jou in goede handen; jij houdt het overzicht over de planning, inhoud en uitvoering. Op juridisch en vertrouwelijk vlak ben jij de bewaker van de dossiers: je onderhoudt contacten met onze advocaten, signaleert zaken rondom merkbescherming en ondersteunt bij de opvolging van eventuele claims. Een belangrijk onderdeel van jouw rol is jouw functie als eerste contactpersoon voor de Ondernemingsraad (OR). Jij coördineert de afstemming tussen het Bestuur en de OR, bewaakt termijnen en zorgt voor een transparante, zorgvuldige informatievoorziening. Tot slot geef je richting aan de Executive Assistant; door jouw kennis en ervaring te delen help je de Executive Assistant te groeien in diens rol, en samen zorgen jullie voor een ijzersterke achtervang en continuïteit binnen de directieondersteuning.